受付の行列は、どこで詰まっているのか

入口に立ったことのある主催者なら、あの光景を知っています。行列ができ、誰かが受付台をもう一つ開ける、それでも列は動かない。人を増やすのが解決策に見えるのは、行列がいちばん目につく症状だからです。原因であることは、まずありません。

私たちが見てきた受付では、失われる時間のほとんどが次の四つに集約されます。

パスが手元にない

最大のコストは、スキャンできるパスを持たずに来場することです。受付の前でメールを探しはじめ、後ろで四十人が待つ。前夜のリマインドを、リンクではなく添付でパスごと送るだけで、この作業は入口の外に移せます。

一つの台がすべてを担う

受付、バッジの再発行、当日販売、パスの再取得。所要時間の異なる四つの仕事を一列にまとめると、いちばん遅い仕事が全員の速度を決めます。例外を別の窓口に分ければ、本線はスキャンの速度に戻ります。

バッジを当日印刷している

オンデマンド印刷は、処理能力が問題にならないうちは良い既定値です。1時間あたり二百名を超えたあたりから、プリンタが制約になります。確定分を事前に刷り、当日申込のみオンデマンドに残せば、余裕が戻ります。

行列が誰にも見えていない

数字が見えていれば、スタッフの判断は正確になります。入口ごとの到着人数がリアルタイムに分かれば、現場責任者は行列が滞留になる前に動けます。後からではなく。

どれも増員を必要としません。必要なのは、どの作業を入口で行い、どの作業を入口の前に済ませるかを、あらかじめ決めておくことです。